会議の質をアップする!チェックイン・チェックアウトとは

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「チェックイン」「チェックアウト」という言葉をご存知でしょうか?
ホテルでの受付なんかを想像される方も多いかもしれませんが、実はコレ、会議・ミーティングや場づくりのプロであるファシリテーターたちがこぞって使っている手法なのです。
今回はそんな「チェックイン」「チェックアウト」についてご紹介します。


チェックイン・チェックアウトとは


「チェックイン」「チェックアウト」は簡単にいうと、会議・ミーティングやワークショップ、インタビューなどの初めと終わりに行われる意識共有です。
具体的には、
1. 話し合いを始める(終える)にあたってその瞬間の率直な気持ち、または気がかりなこと・期待することなどを参加者それぞれが全体向かって簡潔に話す。
2. 順番は決めず、伝える準備ができた人から話し始める。
3. 誰かの話を聞く時は、黙ってただ聞く。(質問したり、話を挟むことはしない。)


基本的にはこれら3つのルールのもと行われます。
これには大きく分けて3つの意図があります。


1. 時間を区切り、その場へのコミットメントを高める


例えば会議であれば、これまでの通常の業務の時間と、これからの会議の時間をチェックイン・チェックアウトをすることで明確に区切ります。
それはまるで、ホテルでの受付と同じかもしれませんね。

チェックイン:この瞬間から会議に(ホテルに)入っていく。
チェックアウト:この瞬間を持って会議から(ホテルから)出て行く。

といったイメージです。

(これから始まる時間は、それまでの連続した流れの単なる続きではない----)
ただ惰性のままに席に座り、ダラダラとした意見のやり取りをするのではなく、参加者はまず自分の内面に意識をスポットライトをあてる。
さらにこれからの時間にどんな意図をもって臨むのか考え、共有する時間をとります。
つまり参加者はしっかりとした意識をもってその場に臨むことができるのです。

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2. 参加者同士が状況を把握しあう


仮に、参加者の一人が会議中にもかかわらずしきりに携帯電話をチラチラ見ているとしましょう。
なんだこいつは、集中力がないのか?と他の参加者は苛立つこともあるかもしれませんし、そもそも会議は真剣に聞かなくてもいいのだ、という雰囲気が全体に伝染してしまうこともあるかもしれません。

しかしもし、この携帯電話を見ている人がチェックインの際に、
「実は今日、妻の出産予定日で、朝からソワソワしています。」
と全体に共有していたらどうでしょうか?

その人がいくら携帯電話を見ようと、そこまでイライラする人はいないでしょうし、会議室全体の
雰囲気が悪くなることもありません。

ここまでの極端なわかりやすいことはそうないにしろ、互いの気持ちの部分からつながることは、円滑なコミュニケーションにとって大切な要素です。
感情とはすなわち人間の人間味あふれる部分ですから、気持ちを共有するというのはその人自身を伝え、また聞くということです。
表面的に見えている情報だけでなく、その人個人個人のバックグラウンドまで、簡潔にシェアしあう方法として、チェックイン・チェックアウトは非常にわかりやすく、かつ短時間で行う事が可能です。


3. 発言しやすい雰囲気を作る


会議・ミーティングやそのほかグループで集まって話をするときに、発言する人が毎回決まっていたり、質問を場に投げかけてもなかなか意見が出てこない。
こういった状況はほんとうに白けてしまいますよね。

一人づつ全体に向かってしゃべるときには、「じゃあ時計回りで〜」といったように順番を決めてしまう流れになりがちですが、チェックイン・チェックアウトではあえてそうした流れは作らずに、準備ができたひとから話し始めます。
また、自分以外の人が話をしている時は、黙ってただ聞きます。質問したり、話を挟むことはしません。

つまり、会議の中で自分が自分のタイミングで話をし、さらにしっかり聞いてもらえるという体験を意図的に起こしているのです。
特に初めてのグループだったり、緊張している時にはがなかなか出せない第一声。
このハードルをはじめの段階で(しかも低く設定されたハードルを)超えてもらいます。
これによって、自発性や、傾聴する文化をその場のなかに醸成していくんですね。


おわりに


いかがだったでしょうか?
海外のワークショップや、ミーティング、インタビューなどに関わると、日本よりもさらに自然にチェックイン・チェックアウトが行なわれている印象があります。
ただその瞬間の気持ちを簡潔にいい合うだけなので、ぜひ一度試してみてください。

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