ただの話し合いでは終わらせない。会議はハーベスティング発想で!

どんな組織やチームにも、会議やミーティングはつきもの。
しかしながら、中には形式的になっている会議や、生産性を感じられない集会にうんざりしている人も少なくないのではないでしょうか?
今回はそんなイマイチな会議を改善するための簡単なスキルについて紹介します。

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何を収穫したいのか、という発想から作る。


りんごを収穫したいのであれば、りんごの木を植える。
当たり前のことですが、すべての会議には目的があるはずです。
その話し合いのなかから、どんな成果を収穫したいのか、それが明確になっていない限りは、ただしい種をまくことも、収穫することもできません。

ただ、この収穫物は会議をホストする一部の人だけが考えることではありません。
会議に参加するそれぞれが全員、何かしらの成果を期待しているはず。
会議から何を収穫したいか、ということは全員が考えて準備できることです。
もしも現実問題として全員にそうした意識を持たせることが難しい場合であっても、自分の期待する成果について準備しておくことは大変有意義なことです。

ほんとうに大切なことを明確にして、そのために支度を整えておきましょう。
また、可能であれば会議の始めや前段階で、他のメンバーにその意図を共有できるといいでしょう。


丁寧に収穫し、次の一歩につなげる


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収穫はただすればいいというわけではありません。
せっかく実った果実があるのなら、丁寧に丁寧に収穫しましょう。

例えばシンプルに、

「あなたの今日の会議から得た収穫はなんですか?」

と聞くだけで、メンバーのそれぞれの気づきを全員で分け合うことができますし、発言すつ本人も言語化することで、その成果はより明確になります。

また、

「今日の会議を踏まえて、あなたの次の行動はなんですか?」

とメンバーや自分自身に問いかける時間を作るのは、時間もかからず簡単なやり方です。
たとえ会議が望ましい結論にたどり着いていなかったとしても、この問いは有効。
その際、可能であればなるべく具体的な行動について聞きましょう。

「最善をつくします」
「努力します」
「善処します」

は、基本的にはなにも言っていないのと同じです。
その行動を実際に起こしたときに、それが確認できるような内容であることが理想です。


もしも会議のメンバーが、部下などに会議の内容を共有する場合は、

「今日の内容をどう部下に伝えますか?」

と、その場で聞きあうのもいいでしょう。
多くを語る必要はありませんので、ほんとうにその人が重要だと思う内容についてだけ話せば十分です。
同じ会議のメンバーでも、重要視している内容がことなることもよくあることです。
もし違っていたとしても、重要な点を聞き合うことで互いに補完が可能です。

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連続した流れのある会議を


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もしもそれが定期的な会議であれば、前回の会議で決めた行動について実際にどのようなことが起きたのかを共有する時間がとれるといいでしょう。
組織はつねに動いているもので、それを動かしているのはそれぞれのメンバーです。
点で起こる会議にも、連続している意識をもたせることで、流れの中のどの位置に組織があって、そこから前進するためにどんな成果が求められるか、ということが次第に明らかになってきます。

ただ集まって話すだけではなく、そこからしっかりと成果を得る意識をもって会議の時間をさらに有意義なものにしてください。

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